会議の司会者の役割

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　仕事のプロのためのコーチング技術 MINI　2012/06/01
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　コンサルタント（Consultant for you）の若狭 喜弘（Yoshi：よし）です。

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　昨日、企業支援セミナー（主催：企業年金研究会）で、

　　　「売上げアップのための会議術～有意義な会議運営法～」

　というタイトルのワークショップを開催しました。
　（ http://www.g-cpc.net/seminar.php?itemid=110 ）

　準備段階で思ったことです。
　ワークショップの時間中もその話が出てきました。

　それは、

　　　　「会議のテーマと違うことを延々と話す人がいる」
　　　　「 “質問” と言いながら、 “意見” を延々と話す人がいる」

　いらっしゃいますよね。このような人。

　どうしたらいいか？
　その場で提案しましたのは、

　　　　「PA（＝パーキングエリア）をつくる」

　でした。
　「PA」とはどういうことかと言いますと、

　　　　『高速道路よりも長距離トラックが多く通る一般道の “一時停止所”
　　　　　のイメージです。
　　　　　同様に、会議の途中で、テーマにそぐわない意見を「PA」と書い
　　　　　た模造紙、もしくはホワイトボードに記録して残す、という方法
　　　　　です。

　　　　　せっかく出していただいた意見だけれども、その日のテーマにも、
　　　　　参加者の構成にも合わないという意味で無意味です。
　　　　　ですが、その発言したという行為、発言した人そのものを尊重す
　　　　　るため、
　　　　　また、別の会議のテーマにもなる可能性があるものですから、
　　　　　”無視したわけではない” というメッセージも込めて使います。』

　このアイディアは、

　　　ファシリテーターの道具箱―組織の問題解決に使えるパワーツール49
　　　By 森 時彦/ファシリテーターの道具研究会
　　　http://astore.amazon.co.jp/hitotoikimono-22/detail/4478003963

　に書かれていたものです。

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　一応の解決策を書いたのちに、本当に書きたいことを。

　上記の対応法も含まれますが、

　　　　●会議の司会者は、その役割を自覚してしっかり果たす。
　　　　●日常のコミュニケーションが大事。

　ことが、根本的な解決法です。

●会議の司会者は、その役割を自覚してしっかり果たす。

　司会者は、式次第に沿って粛々と進めればいいのではありません。
　式典じゃないのだから。
　事前の準備から含めて、

　　　　　・アイディアを出してもらう時間
　　　　　・その場での結論を出す時間

　をダイナミックに設計する必要があります。

　ですから、挙手している人を指名すればいいのではありません。

　「声の大きい人」「発言量の多い人」を尊重するのではなく、
　だからと言って、「考えている人に無理やり言わせる」のでもなく。

　　　　・参加者がそれぞれのペースで自分の意見を表明し、
　　　　・一人ではできなかった結論を導き出し、
　　　　・全員の「行動」に繋がる結論が出ること

　に責任を持って向かうのが、司会者の役目です。

　この役目を自覚することが、有意義な会議に繋がります。

　そうそう。

　　　「会議出席者の発言が良質なものになるよう、 “教育する” 」

　のも、司会者の役目です。

　つまり、

　　　　「結論＋根拠を言ってから、その背景をお話し下さい」

　と一言言い、権限をもって

　　　　１人あたりの発言時間の時間管理を徹底する

　のも司会者の責任です。

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（長くなったので、明日に続きます。）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　若狭 喜弘（Yoshi）

※『がんばろう日本 三方よしプログラム（ http://p.tl/8J5q ）』
　私が主催、提供するサービスは、すべてプログラムに則って被災地支援に役立てます。

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